Pracovní schůzky jsou hrozné. Zde je návod, jak si je lépe.

Když se pokoušíte pochopit, proč se schůzky nasávají tak tvrdě, může to pomoci použít analogii našeho rychle se vyčerpávajícího rybolovu. Rybář nemá opravdu žádnou pobídku k zastavení rybolovu a země se nemohou zcela shodnout na tom, kdo by měl nést odpovědnost za to, které ryby spadají do jejich pravomoci. A tak nikdo neudělá nic, co by zlepšilo situaci, s největší pravděpodobností okrádá budoucí generace o možnost mlátit na kořeněných tuňákových rolkách a grilovaných mečounech, které jsme si užili v tak velkém množství.

Kultura obklopující pracovní setkání trpí podobným problémem. Zatímco většina setkání má de-facto vůdce, někdo běží show, není to nikdy práce toho člověka, aby "zjistil, jak provádět dobré schůzky." Lidé také přijali současný stav věcí jako nevyhnutelný: Víme, že schůzky sát, oni ' vždycky jsem nasával, tak proč ztrácet čas snahou o jejich zlepšení? V důsledku toho pokračují v naplňování našich plánů v jakési tragédii na pracovišti.

„Je to přijaté prostředí,“ říká Joseph Allen, profesor průmyslové a organizační psychologie na univerzitě v Nebraske v Omaze. Inverzní. „Víme, že je musíme mít, ale za nimi nemáme moc energie. A pokud se všichni na schůzce nezajistí, aby to bylo lepší, pak se to nezmění… a je to zvláštní, když se je někdo snaží zlepšit. “

Jelikož se naše schopnost komunikovat s ostatními v průběhu let zlepšila, ironickým zvratem, množství času stráveného uvíznutím na schůzkách se vlastně zvětšilo. Zaměstnanci nyní tráví v průměru 23 hodin týdně na schůzkách, od méně než 10 v šedesátých letech. Sedmdesát jedna procent vedoucích pracovníků zkoumala v nedávné studii citované Harvardský obchodní přehled uvedli, že schůzky jsou neefektivní a neproduktivní. Téměř tolik zmíněných setkání jim také bránilo v tom, aby se jim podařilo vykonat svou práci. Allen, který spolu s některými kolegy z Clemson University nedávno dokončil komplexní přehled téměř 200 výzkumných prací o jednáních, říká, že je to příliš mnoho hodin. Jejich zjištění byla nedávno publikována v časopise Současné směry v psychologii.

Skutečnost, že schůzky jsou často nepříjemné nebo zbytečné, neznamená, že jsou nevýznamné.

„Musíme dostat lidi s různými informacemi o tomto problému, aby se sešli a našli se nadějně inovativní a kreativní řešení,“ říká Allen Inverzní. „Schůzky nám umožňují spolupracovat, pomáhat nám při získávání zdrojů potřebných pro projekt, rozhodovat. Jsou opravdu, opravdu důležité. Musíme však být velmi opatrní při nadměrném používání. “

Dalším problémem setkání je, že navzdory tomu, že jsou skutečně frustrující a zásadní, nejsou ve skutečnosti tak dobře studovaní. Allen a jeho tým zkoumali jeho názor na toto téma každý od roku 2006, o něco méně než 200. To se může zdát jako hodně, ale když se domníváte, že na téma leadershipu bylo publikováno více než 1 000 příspěvků, minulý rok a začnete si uvědomovat, že vlastně ani nevíme o tom, jak bychom měli pořádat dobré schůzky, jak bychom pravděpodobně měli.

Naštěstí 200 nebo tak studie, které Allen a jeho tým zkoumali dělal nabídnout nějaké rady o tom, jak můžeme schůzky o něco lépe.

Přijměte pozvání ke zdvořilosti

Allen říká, že studie naznačují, že bychom měli více využít zdvořilostního pozvání. Jeden z největších problémů se schůzkami je ve skutečnosti z dobrých záměrů; máme tendenci pozvat příliš mnoho lidí, kteří tam nemusí být. Netrpěliví, znudění účastníci se setkávají s jedem, ale zároveň nechcete vyloučit někoho, kdo by mohl mít v místnosti větší nebo překvapivější důvod. Abychom tento problém vyřešili, Allen navrhne, že by jste měli přijmout zdvořilostní pozvánku: pozvánku, kde velmi výslovně přiznáváte, že je pozýváte pouze jako zdvořilost a že ji pravděpodobně mohou přeskočit. Lidé rádi přeskočí schůzky.

Zabijte zprávu o stavu

Je tu celý žánr setkání, který je neuvěřitelně běžný a neslouží účelu, říká Allen: „Kruhový robin“, „tady je to, co všichni mají, do“ zprávy o stavu, kde se lidé pohybují v kruhu a vysvětlují, co je nahoru pokroku v daném projektu. Tento druh informací by měl být sdílen elektronicky a svolávání všech k verbalizaci je ztráta času. Jak Allen stručně uvedl: „Pokud není vázán na projekt, nepotřebujeme to setkání.“

Quash Stížnosti, ale ne vtipy

Jakmile bude schůzka probíhat, Allenova zjištění naznačují, že je skutečně důležité vytvořit prostor pro humor. Smích pomáhá vtáhnout lidi do konverzace, která podporuje účast (což je konec konců všechno, na čem spočívá schůzka na prvním místě.) Na druhé straně Allen říká, že hrozí velké nebezpečí pro stěžování, které se může zdát pěkné neškodný (“Věděl jsi vidět dnešní provoz? “), ale může podpořit pocity odtržení a beznaděje.

Nebuď pozdě

Zatímco setkání, na kterých nikdo nehovoří, nebo kde jedna osoba ovládá konverzaci, je zjevně problematická, Allen říká, že výzkum ukazuje, že zdaleka nejzávažnějším problémem setkání je zpoždění. Zatímco „být na čase“ vypadá jako zcela zřejmý protokol, rozsah ke které jedna osoba, která je na schůzi jen šest minut, může vykolejit celou věc, je vlastně dost šokující. Jedna ze studií, kterou Allen a jeho tým zkoumali, se například pokusila najít rozdíly v kulturních postojích, které obklopují zpoždění v Číně, Chile, Itálii, USA, Německu a Nizozemsku. To vše jsou docela odlišné kultury na pracovišti, s různými hodnotami práce, a tak Allenův tým očekával, že najde kulturní rozdíly v tom, jak důležitá byla přesnost. Vůbec ne.

„Tam je nějaká dramatická konzistence ve frustraci, že se objevují pozdě na schůzkách,“ říká Allen. „Myslíte si, že kultura země, jejich domovský život, kdo jsou jako člověk, ovlivní jejich hodnocení zkušeností ze setkání, ale zjistili jsme, že spolu s globalizací ekonomiky existuje globalizace tohoto druhu. prostředí kancelářských prostor. “

V těchto rozdělujících, polarizovaných časech, jedna z mála věcí, které my Všechno mají společné, že chceme, aby lidé respektovali náš čas. A když jste pozdě, lidé tam prostě nesedí a nedají se na místě, kde budou raději; také kultivují špatné pocity nejen z tohoto setkání, ale také z toho všech zasedání v budoucnu. Jinými slovy, když jste pozdě na schůzce, nejde jen o to, abyste toto setkání pro lidi tam zničili, ale v první řadě pomáháte zničit jejich vlastní pojetí setkání. Což mi připomíná, měl bych pravděpodobně jet.

To byla upravená verze našeho Strategie newsletter, týdenní přehled nejvýznamnějších finančních, profesních a životních rad, které budete potřebovat k tomu, abyste mohli žít svůj nejlepší život. Jsem James Dennin, editor inovací na Inverzní. Pokud máte otázky o penězích nebo kariéře, chtěli byste vidět odpověď zde, poslat mi e-mail na adresu [email protected] - a předat Strategii tímto odkazem!